仕事に追い立てられてる方に朗報!あの苦しみから開放される『タスク管理ツール活用術』前編



こんにちは、よしおです。


今回は仕事をコントロールするためのノウハウをご紹介します。

本日お伝えしたいのは、『タスク管理ツールを使って、仕事をコントロールしよう』ということです。


私は現在サラリーマンの仕事に加えて起業準備にTwitter運用、鼻血が出ちゃうくらい多くのタスクを動かしています。

それでもツールをうまく活用して、やるべきことを終わらせて毎日前進しています。


今日はこのノウハウを、みなさんにシェアしたいと思います。


仕事で次のような悩みを抱えている方は、必見ですよ!

  • 残業しても、仕事が終わらない!
  • 仕事の抜け漏れで悩んでいる…
  • タスク管理ツールを使っているけど、うまくいかない。


はじめくん

毎日残業しても仕事が片付かないんです!

よしお

先が見えないと苦しいですよね。

ツールの力で、悩みを解決しちゃいましょう。




なお今回の記事は、前編『タスク管理ツールの紹介』、後編『タスク管理ツールの活用術』の2部構成でお届けします。

すぐに活用術をご覧になりたい方は、こちらからどうぞ!



ツールの力、本当にすごい!


ツールをうまく使えば仕事の生産性を上げられる!そう自信をもってオススメします。


なぜならそのことを、私が身をもって経験してきたからです。

といってもこのままでは説得力がありませんので、少し私の話をさせてください。



私は今の会社で17年働いています。

スタートアップ事業の黎明期に入社し、何も整っていない状態からのスタートでした。

自分で言うのもアレですが、とんでもない量のタスクをこなしてきました。


人・物・金すべてが無かったので、営業・マーケティング・エンジニアリング・貿易・調達…etc

部署や社内外など関係無しに、できることは何でもやりました。



けれど仕事をいくら終わらせても次々と仕事が降ってくる!



毎日5時間サービス残業なんて当たり前!土日もやっても終わらないなんて日々が何年も続きました。

脳みそに汗をかきながら、生き残るために生産性を上げる術を追求し続けてきたのです。

そんな活動の積み重ねで、現在は売上4倍アップ、年商100億円規模のビジネスに成長しました。



今日は私の経験を下に、あなたの仕事の生産性を劇的に上げる『とっておきのテクニック』をお伝えします。


ツールを使うメリットとは?


はじめに、なぜ私がタスク管理ツールをおすすめしているか?その理由をお伝えします。

はじめくん

手帳やエクセルにやることを書いていくのはダメですか?

よしお

件数が少なければそれもいいでしょう。

けれどやることが多くなったら、ツールを使ったほうが絶対効率が上がりますよ。



タスク管理ツールを使っている一番のメリットは、何といっても『やるべき仕事がどんどん片付いていく』ことです。

なぜなら、やるべきことだけに集中できるようになるからです。




みなさんもこんな経験ありませんか?

  • あれっ?今日何やらなきゃいけないんだっけ?
  • 何か頼まれてた仕事があったんだけど、思い出せない…
  • 仕事をやってたらもう夕方。あっ!今日期限の仕事忘れてた😵



私はめっちゃあります!

この原因は、今日やるべきことが見えていないからです。




今日やるべき仕事が予め決まっていれば、すぐに取りかかれます。

今日期限の仕事が把握されていれば、うっかりも無くなりますよね。


タスク管理ツールを使えば、これらすべて解決します。




やるべきことに集中すれば、自ずと仕事が進んでいきます。

しかもデジタルだから、仲間と仕事を共有できちゃう!

チームの生産性を上げることもできるんですよ。





そして『仕事のムダを無くせる』というメリットも見逃せません。

次の3つの仕事のムダ、みなさんも経験ありませんか?

  1. やるべきことを思い出すムダ
  2. 今やらなくてもいいことをやるムダ
  3. 1つの仕事をやりすぎるムダ



ツールを使えば、いちいち記憶をたどらなくても今抱えている仕事がわかるようになります。

それぞれのタスクの期限が表示されるので、今日やるべき仕事に集中できるんです。

さらに!!今日やる仕事が見える化されて、1つの仕事にかける時間をうまくやりくりできるようになるでしょう。


ツールの力でこの3つのムダから開放されれば、仕事がめちゃくちゃはかどりますよ!




そしてさいごに、ツールを使うと『仮説力と改善力が鍛えられる』のです。


今日やる仕事を決める過程で、作業時間や難易度を見積もります。

仕事の順番を組み立てたり段取りを考えたりしますよね。

これが仮説思考です。


そして今日やる仕事を眺めていると、『そもそもこれ今日やる必要ある?』って疑問が自然にわいてくるようになるんです。

これが改善思考です。



ツールを使って日々の仕事を回しているだけで仮説力と改善力が鍛えられる
、こんな美味しいことはないですよね。



やるべきことが片付いて、ムダなく効率よく仕事を進められるようになったら、気持ちもスッキリしますよ!


あれやらなきゃ!っていうプレッシャーや、やることを覚えていないとならない苦しみから、ようやく私たちは開放されるのです!



まさにストレスフリーの仕事術!

これはもう、やらなきゃ損ですよね!




でも何のツールを使ったらいいかわからない!

もうツール使ってるけど、全然スッキリしない!

という方もいらっしゃいますよね。


そうなんです。ツールを入れても、うまく使わないと効果が出ないのです。

ですから、ツール導入から仕事をコントロールするまでの具体的な手順をご説明します。


ツールを導入しよう!


はじめに、タスク管理ツールを導入します。

はじめくん

新しいツールを使うんですね!

ワクワクします!

よしお

導入も操作もカンタンです。

無料プランもありますよ。


タスク管理ツールは、カンバン方式で仕事を管理できるタスクボード形式のツールを使いましょう。

もちろん普通のTodoリストも使えなくはありません。

けれど、仕事のボリュームや進み具合をぱっと見で把握できるのは、タスクボード形式ならではの大きなメリットです。


タスクボード形式のツールとは、ポストイットをホワイトボードに貼ってグループ分けするように、タスクをいろんな箱に入れて視覚的に保存できるものです。




タスクボード形式のツールでおすすめなのが、こちらの2つです。

  • Asana


  • Trello




あなたの会社がマイクロソフト製品を導入しているなら、Plannerを使うのもいいですね。



ちなみに私は、より多機能なAsanaを使っています。

AsanaとTrello、どちらにも無料プランもありますので、気軽に導入できますよ。



そしてツールの導入が終わったら、今度はタスクを入れる箱を作ります。

タスクを入れる箱とは、タスクの進行状況をわかるようにするための入れ物です。



次の3つの箱を作って、名前をつけてください。

  • 未実施 … 期限付きのまだ手を付けていないタスク(仕事)を入れる箱
  • 進行中 … 手を付けていて完了していないタスクを入れる箱
  • 完了  … 完了したタスクを入れる箱



箱を作ったら、タスクの進み具合に応じてカードをそれぞれの箱に移しかえていきます。



こうすると画面をぱっと見ただけで、仕事の進み具合やボリュームがわかるようになるんです。


今日やらなきゃいけない仕事?💦 えーっと…って記憶をたどったり、手帳をペラペラめくったりするのに比べて、だいぶスマートですよね!




以上でツールの準備が整いました。


次はいよいよ後編『タスク管理ツールの活用術』です。

はじめくん

引っぱりますね〜。

よしお

紙面の都合ですよ。(やかましいわい!)




タスク管理のノウハウをあますことなく解説していますので、すでにAsanaやTrelloをお使いの方も必見です!

ぜひお見逃しなく!!



おすすめツール3選


さいごに、今回の記事で取り上げたツールをまとめてご紹介します。

  • Asana

私よしおも使っている、タスク管理ツールのド定番!

かの有名なFacebook(現メタ)社からスピンオフした優良ツール。

業界やプロジェクトの規模を問わず、多くのビジネスパーソンに愛用されています。


必要な機能はすべて揃う!

迷ったらAsanaを使っておけば間違い無しです。



  • Trello

こちらもタスクツールの定番アプリ。

Asanaと大きな違いはありませんので、こちらでもオッケーです。



  • Planner

Microsoftが提供するタスク管理ツール。

Offie 365 Businessプランを導入している会社の場合、無料で使用できます。

私も今の職場では使用しています。


2022年1月時点では必要最低限の機能しか付いていないので、特別な事情がなければAsanaかTrelloをオススメします。

大量の仕事におぼれて途方にくれているあなたに朗報!仕事をハックするツールをご紹介します。タスクボードツールは、仕事を見える化して仕事を見極めのサポートをしてくれます。操作もカンタンで今日から使えます。



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