仕事に追い立てられてる方に朗報!あの苦しみから開放される『タスク管理ツール活用術』後編



こんにちは、よしおです。

今回のお話は『タスク管理ツールの活用術』、ツールを使って仕事をコントロールする手順をご紹介します。


前回の記事を読んでいない方は、こちらからどうぞ。

なぜツールの導入が必要か?便利なツールの紹介を兼ねて解説しています。



今回ツールの活用術を紹介するのには、ワケがあります。

それは私の経験上、ツールをただ使っているだけでは十分に効果を発揮できないからです。

そのままでは、仕事にコントロールされる状況から抜け出せません!


ですからぜひ一緒に、ツール活用術を学んで仕事をコントロールしていきましょう。


ツールで仕事をハックする!3つのステップ


それではさっそく、タスク管理ツールの活用術を説明します。

はじめくん

普通にタスクを登録していくだけじゃダメですか?

よしお

残念ですが、それだけでは本当に効率化するのが難しいです。



ツール活用術とは、言い換えると仕事をコントロールするテクニックです。

このテクニックを使うことで、劇的に仕事の効率が上がるんですよ!

この驚異のテクニックは、次の3つのステップで進めていきます。

仕事をコントロールする3ステップ

1.洗い出し

今日やるタスクだけを書き出して、ツールに登録する。

2.見極め

今日やるタスクを1つずつ取り上げて、自分に3つの問いをする。

3.実行

  1. 今からやるタスクカードを進行中のボックスに移す
  2. タスクを終わらせる
  3. タスクカードを完了のボックスに移して、完了ボタンを押す。
  4. 今日やるタスクがすべて終わるまで、❶〜❸を繰り返す。



今日やるタスクの洗い出し・見極め・実行のサイクルを、毎日ぐるぐる回していきます。

順を追って、詳しく見ていきましょう。


ステップ1 洗い出し


はじめに、今日やる仕事を洗い出します。

洗い出し方はカンタンです。

あなたが『今日やるべき!』と感じる仕事を、書き出していきます。


洗い出すときのポイントは次の3つです。

❶今日やるべきことだけに集中する


明日のことから1か月以上先のこと、私たちはつい未来に目がいってしまいがちですよね。

けれどあまり先のことまで考えると、仕事を洗い出すだけでエネルギーを使い果たしてしまいます


今日やるべきことが片付いていないのに、1か月後の仕事を心配しても仕方ないですよね。

ですから、まずは今日やることに集中しましょう!


❷思いついたコトをどんどん書き出す


今日やることが思い浮かんだら、それが正しい?なんて気にせずにどんどん書き出していきましょう。

思い浮かんだことを1つずつチェックしながら書いていくと、そのうちアイデアが出なくなります。

良し悪しの判断はいったん後回しにして、とにかく手を動かしましょう。

そうすると、自然とアイデアが出てくるものです。


いきなりツールに入力していってもいいのですが、『メモ書き』を活用するのもオススメです。

メモ書きのコツを別記事にまとめていますので、よかったら参考にしてみてください。


❸わかりやすい表現で書く


仕事に取り掛かる際、

えっ?このタスクって何だっけ?

とならないように、後から自分が見たときにどんな仕事か理解できる表現で書きましょう。


仕事に着手するストレスをできるだけ軽くするのが、仕事の効率を上げる秘訣ですよ。


タスクの書き方にこだわりがなければ、『相手+成果物+動作』のように文の型を決めておくとよいでしょう。

補足 タスクの文の型

○○(相手)に、〇〇(成果物など)を、○○(動作)する。

■例

【修正前】 見積を出す
  ↓
【修正後】 ABC社の佐藤さんに、商品Aの見積書を、メールする




以上の点に注意しながら今日やるタスクを洗い出したら、ツールにタスクを入力します。

先ほど書き出したタスクを、1件ずつタスクカードに入力していきましょう。



このときの注意点は、『1カード1タスク』、1つのカードに1つのタスクだけにするということです。

そうしないと、カードの枚数≠タスクの数となって、仕事のボリュームをつかみづらくなるからです。


ステップ2 見極め


今日やるタスクを入力し終わったら、すぐに取りかかりたい気持ちをおさえてタスクを見極めます。

この見極めが、仕事の生産性の明暗を分けるのです。

心して読んでくださいね。


はじめに、『タスクを見極める』とはどんなことを意味するか?解説します。

『タスクを見極める』とは、私が今日必ず終わらせなきゃいけない仕事かどうかを1件ずつ判断して、そうでない仕事を弾いていくことです。



こう言われると、それをどうやって判断するの?って悩んでしまうことでしょう。


けれどご安心ください。コツをお教えします。

次の3つの問いを自分にしていくことで、判断できるようになります。


このタスクを…

  • そもそもやる必要ある?
  • 今日やらなきゃダメ?
  • 私じゃなきゃダメ?



もし3つの問いの答えのうち1つでもNoがあったら、今日やるタスクから除きましょう。

なぜなら、今日やらなくてもよいという余地があるからです。

今日やらなくてもいいかもしれない仕事は、後回しにすべきです。



本当にあなたが今日やらなきゃいけない仕事、これだけに集中しましょう。

こうやって今日やる仕事を厳しく選ぶことで、仕事の効率が高まるのです。



3つの問いを通じて除外されたタスクは、以下の通り対処します。




『仕事を見極める』とは、本当にやるべき仕事を選ぶプロセスです。

今日やるタスクに対して3つの問いかけをして、不要なタスクを取り除きましょう!

そして残ったタスクをざっと眺めてみてください。



どうですか?本当に今日中にできそうですか?

もしやり切る自信がなければ、やめる・先延ばし・まかせるタスクに変えちゃいましょう。


これでタスクの見極めができました。


ステップ3 実行


タスクを見極めが終わったら、いよいよ仕事に取りかかります。

今から着手するタスクのカードを進行中の箱に移してください。



そしてタスクを終わらせましょう。

1つのタスクが終わったら、完了の箱に移して『完了』のチェックを入れます。


ツールの操作はめっちゃカンタンです。

これで仕事の進み具合が一目瞭然!仲間ともシェアできるようになりますよ。


やることが決まっていれば、あとは脇目もふらずやるべき仕事を1つずつ片付けていくのみです!

今日やることがすべて終わるまで、このプロセスを繰り返しましょう。


以上がタスク管理ツールで仕事をコントロールする手順になります。



これを毎日地道に繰り返すだけで、仕事の生産性が驚くほど上がりますよ!

ぜひお試しくださいね。


まとめ


タスク管理ツールを使って、自分が抱える仕事を見えるようにして、仕事をコントロールしましょう。


仕事にコントロールされる人は、今抱えている仕事のボリュームも優先順位もわからないまま、目の前に降ってきた順に手をつけています。


これでは仕事の奴隷、そんな人生はあまりにも切ない!

私たちには、仕事をコントロールして自由を手に入れる権利があります!




そのために、タスクボードで仕事を管理できる『タスク管理ツール』を使いましょう。

AsanaやTrelloなど、タスクボード式のツールがオススメです。


ツールを入れて、タスクを入れる箱を作ったら準備オッケー。

今日やるタスクを洗い出しましょう。

思いつくままにタスクを書き出して、1件ずつタスクカードに入力します。


入力が終わったら、いよいよタスクの見極め!

  • そもそも必要?
  • 今日じゃなきゃダメ?
  • 私じゃなきゃダメ?


3つの問いかけを通じて、本当に私が今日やるべき仕事だけを選び出します。


やるべきことが決まったら、後は Just do it!

1つずつ仕事を終わらせましょう。


毎日このサイクルを回すだけで、生産性が驚くほど上がります!

しかも改善力と仮説力も鍛えられるというおまけつきですよ。

はじめくん

ツールを使えばいいってわけではないんですね!

よしお

使いこなすポイントは、仕事の見極めてと今日やることに全集中です。

さあ!一緒にやってみましょう。



起業家だけでなく、働く人すべてに求められるタスク管理。

この良し悪しで、仕事や人生の生産性が劇的に変わります。



とはいえ仕事を上手に見極められるようになるには、訓練が必要です。

はじめのうちは、悩んだりうまくいかなかったりすることもあるでしょう。


けれど大丈夫!すべては試行錯誤です。

とにかく『洗い出し→見極め→実行』のサイクルをぐるぐる回していきましょう。


そうすれば必ず上達します!

間違いなく仕事の生産性が高まることを、私が保証します!

私と一緒に仕事をハックして、人生を豊かにしましょう😊


おまけ


さいごに、仕事を見極めることの本質を学べる書籍をご紹介します。


■エッセンシャル思考

タスク管理のみならず、仕事の優先順位を見極めるための本質的な考えを学ぶならこの一冊!



人生はトレードオフ。

何かを得るためには、何かを捨てる勇気をもつことに気づかされた名著です。

読んだことのない方は、ぜひ読んでくださいね。